/ Agosto 25, 2018/ Excel

O Mundo Empresarial tem uma linguagem particular para gestão de processos. Encontraremos termos como Business Intelligence, KPI, Dashboard, Balance Scorecard, entre outros.

Compreender essa nova linguagem Empresarial exige pesquisa em áreas de administração, qualidade e estratégia. Identificar as novas tendências de gestão, averiguar sobre estudos de caso nas empresas que tiveram sucesso e insucesso.

KPI (Key Performance Indicators) traduzido como Indicadores chaves de desempenho contribuem para a empresa definir e medir seu progresso em direcção as suas metas organizacionais.

Os valores dos objectivos a cumprir devem ter em consideração os reais recursos da organização e também se reflectem a atribuição de esforço desses recursos, o que deve ser discutido entre os Gestores e os recursos.

 Dashboard é um painel de instrumentos, uma apresentação visual da informação de tópicos estratégicos, encaixado perfeitamente em uma única página ou tela do computador.

Dashboards em Excel: 10 argumentos a favor

Vê alguma coisa nesta definição que diga que um dashboard deve ser elaborado com recurso a uma ferramenta complexa, pesada, com elevados custos de desenvolvimento e manutenção?

Eu também não vejo. Em contrapartida, vejo diversas vantagens, para pequenas e médias organizações, na utilização de folhas de cálculo, como o Excel, para implementação de dashboards:

  1. Custos. Quando o dashboard está associado a uma solução de Business Intelligence. O custo total (licenças, desenvolvimento, manutenção…) é incomportável para muitas organizações. No caso do Excel, uma parte desses custos já foi suportada, e os custos de desenvolvimento são bastante menores: um dashboard em Excel pode viver apenas de fórmulas, sem uma única linha de programação;
  2. Prazos. Montar um dashboard em Excel é muito mais rápido que com as outras soluções mais pesadas;
  3. Flexibilidade de desenho. Não há limitações significativas quanto ao que se pode colocar na folha de cálculo (e onde se põe), ao contrário da estruturação imposta por outras aplicações;
  4. Flexibilidade de objectivos. É possível desenvolver dashboards em Excel para um grande leque que necessidades das organizações;
  5. Trabalho sobre ferramentas de Business Intelligence existentes. Vários vendedores, já se renderam à evidência de que necessitam de alguma forma de interface com o Excel e que o Excel pode substituir com vantagens os seus ridículos interfaces proprietários;
  6. Acesso a grande variedade e quantidade de dados. Uma folha de cálculo não é uma base de dados nem lhe devem ser exigidas essas funcionalidades. O limite de cerca de 65 mil linhas até à versão 2003 mostra isso mesmo, ou mesmo maior número de linhas do Excel 2007. Isto não significa que o Excel não possa ter acesso a mais do que este limite (usando uma tabela dinâmica para aceder a uma base de dados externa, por exemplo);
  7. Ambiente familiar. O Excel é uma aplicação familiar para a maioria dos utilizadores, pelo que não são retirados da sua zona de conforto.
  8. Integração com outras ferramentas de Office. Certas tarefas, como copiar um gráfico do dashboard para uma apresentação de PowerPoint, não necessitam de formação adicional, porque já fazem parte da rotina dos utilizadores;
  9. Acesso off-line. Ao contrário das outras aplicações, que por natureza têm um acesso online (intranet ou rede da organização), um dashboard em Excel pode em geral ser utilizado off-line copiando o ficheiro para o disco local;
  10. Melhores gráficos. Custa-me dizer bem dos gráficos de Excel, mas em geral são de facto melhores que aqueles que podemos encontrar nas aplicações de dashboard. Além disso, nestas aplicações as opções de formatação são escassas e proíbem certos usos criativos, enquanto facilitam outros usos que degradam a compreensão dos dados. Então os gráficos da versão Excel 2007, já são duma melhor qualidade, e permitem enriquecer ainda mais os Dashboards.

Claro que estes argumentos não são aplicáveis a todas as situações. A partir de um determinado volume de dados pode esquecer o Excel. Veja um exemplo:

Continuarei a falar em Dashboards, e apresentarei exemplos práticos – para serem realizados.

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